Cách chọn đúng máy in đa chức năng máy photocopy theo nhu cầu

Khi tìm kiếm một máy in hoặc máy photocopy đa chức năng, bạn cần phải quyết định, trong số những điều khác, bạn muốn nó in màu, nếu bạn thích mực in hay mực in và bạn muốn mua hay thuê nó.
Các yếu tố khác bạn nên xem xét bao gồm tốc độ, dung lượng giấy, khả năng đồ họa và dung lượng bộ nhớ.
Hướng dẫn này dành cho các chủ doanh nghiệp đang cố gắng xác định những gì cần tìm khi mua một máy in hoặc máy sao chép đa chức năng.

Máy photocopy và máy in từ lâu đã trở thành thành phần tiêu chuẩn của hầu hết các nơi làm việc. Mặc dù trước đây họ chỉ đơn giản cung cấp bản in và bản sao tiêu chuẩn, nhưng máy móc ngày nay tinh vi hơn nhiều. Ngày nay, bạn có thể kết hợp chức năng của hai loại máy này thành một thiết bị, được gọi là máy in đa chức năng. Ngoài các chức năng cơ bản như in và sao chép, máy in đa chức năng cung cấp nhiều tính năng nâng cao hơn, như in từ xa và kết nối Wi-Fi.

Với rất nhiều thương hiệu và kiểu máy in đa chức năng cung cấp nhiều khả năng, việc sắp xếp qua tất cả các lựa chọn có vẻ quá sức. Chúng tôi đã tạo hướng dẫn này để chia nhỏ thông tin bạn nên biết để bạn có thể chọn máy in đa chức năng (MFP) phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Chúng tôi đã phác thảo nhiều loại MFP và các tính năng chính cần tìm. Nếu bạn muốn xem các máy chúng tôi đề xuất, hãy xem trang các lựa chọn tốt nhất của chúng tôi .

Ghi chú của người biên tập: Bạn đang tìm kiếm máy in hoặc máy photocopy đa chức năng phù hợp cho doanh nghiệp của mình? Điền vào bảng câu hỏi dưới đây để các đối tác nhà cung cấp của chúng tôi liên hệ với bạn về nhu cầu của bạn.

Liên hệ mai hoàng để có máy in - máy photocopy phù hợp nhất

Hoặc dịch vụ: dịch vụ cho thuê máy in và giải pháp dịch vụ cho thuê máy photocopy của chúng tôi

Máy in đa chức năng là gì?

Máy in đa chức năng kết hợp các chức năng của máy in và máy photocopy màu, đồng thời chúng cũng có thể fax và quét tới các vị trí như email, ổ USB và các dịch vụ dựa trên đám mây. Các mô hình cao cấp hơn có thể được tùy chỉnh với các tùy chọn hoàn thiện, như dập ghim, đục lỗ và phân loại. Các máy in đa chức năng này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu in ấn của doanh nghiệp đồng thời cắt giảm chi phí cung cấp và tăng năng suất. Chúng có thể được mua hoặc thuê, và nhiều phụ kiện có sẵn cho hầu hết các mô hình.

Máy in đa chức năng kết nối với mạng Wi-Fi của bạn và cung cấp một loạt các tính năng để đáp ứng nhu cầu in ấn và sao chép nâng cao của bạn. Mua một chiếc máy tương thích với công nghệ của bạn cho phép bạn giải quyết tất cả các nhu cầu in ấn và sao chép liên quan đến công việc của mình chỉ với một lần mua.

Điểm mấu chốt: Một máy in đa chức năng có thể in , quét và sao chép tài liệu, cũng như gửi và nhận fax.

áy in đa chức năng, bao gồm loại mực, bạn muốn thiết bị in màu và kích thước của nó.

Các loại máy photocopy và máy in đa chức năng là gì?

Có nhiều yếu tố cần xem xét khi chọn máy sao chép hoặc máy in đa chức năng, bao gồm loại mực, bạn muốn thiết bị in màu và kích thước của nó.

Đa chức năng đơn sắc so với màu

Máy in đơn sắc thường có giá thấp hơn máy in màu vì chúng chỉ sử dụng một hộp mực: đen. Ngược lại, máy in màu yêu cầu bốn hộp mực riêng biệt: đen, lục lam, vàng và đỏ tươi. Chi phí cung cấp sẽ thấp hơn nếu bạn chỉ phải mua một hộp mực tại một thời điểm thay vì bốn hộp mực. Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc giữa việc tiết kiệm chi phí với tác động đến thương hiệu và khách hàng của mình, vì hình ảnh màu có xu hướng bắt mắt hơn hình ảnh đơn sắc.

Máy in phun so với laser

Máy in phun là lựa chọn tốt nhất và tiết kiệm nhất cho các doanh nghiệp không có số lượng công việc in ấn nhiều hoặc chỉ in được vài trang một lúc. Đây cũng là giải pháp tốt nhất cho các công ty yêu cầu in màu và hình ảnh chất lượng cao, chẳng hạn như các công ty truyền thông, nhà tiếp thị và công ty bất động sản. Các doanh nghiệp không có nhiều không gian cũng có thể thích máy in phun hơn, vì chúng nhỏ hơn và di động hơn máy in laser.

Tuy nhiên, nếu bạn có các lệnh in lớn chủ yếu là văn bản màu đen với đồ họa tối thiểu, bạn sẽ nhận được nhiều lợi nhuận nhất với máy in laser. Máy in laser mang lại sự tiện lợi khi in số lượng lớn với tốc độ nhanh - ngay cả những máy in laser cấp thấp cũng có thể in tới 20 trang / phút (ppm) - vì vậy không ai lãng phí thời gian chờ đợi in tài liệu. Bạn cũng có được đầu ra tốt với văn bản sắc nét và đường nét mịn hơn, nhưng chất lượng hình ảnh kém hơn xuất sắc.

Mặc dù máy in laser thường đắt hơn máy in phun, nhưng chúng giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu dài vì bạn sẽ không cần phải mua và thay mực thường xuyên như khi dùng hộp mực. Chi phí in laser khoảng 6 đến 8 xu cho mỗi trang (bao gồm cả bản in màu), so với 10 đến 20 xu cho mỗi trang đối với máy in phun.

Mực in so với mực in

Máy in laser sử dụng mực dạng bột, trong khi máy in phun sử dụng mực lỏng. Khi bạn quyết định giữa hai điều này, hãy cân nhắc xem bạn sẽ tốn bao nhiêu mực hoặc mực in trong suốt tuổi thọ hoạt động của máy in đa chức năng mà bạn mua hoặc thuê. Tìm hiểu xem bạn có thể nhận được bao nhiêu trang từ mỗi hộp mực hoặc lô và chi phí thay thế là bao nhiêu. Bạn cũng có thể cân nhắc việc nạp mực của bên thứ ba, nhưng hãy đảm bảo loại mực đó tương thích; một số máy in chỉ hoạt động với mực in độc quyền của thương hiệu họ.

Văn phòng tại nhà so với văn phòng SMB

Máy in đa chức năng được thiết kế cho văn phòng gia đình thường có kích thước máy tính để bàn để tiết kiệm không gian. Những thiết kế như thế này có giá thấp tới 50 đô la, nhưng nếu bạn định sử dụng một trong những mẫu nhỏ hơn này cho doanh nghiệp nhỏ của mình, chúng tôi khuyên bạn nên chi từ 300 đến 700 đô la. Máy photocopy để bàn có giá thấp hơn dành cho mục đích sử dụng cá nhân thông thường và sẽ không đáp ứng được nhu cầu của hầu hết các doanh nghiệp nhỏ.

Máy photocopy văn phòng là kiểu máy lớn hơn thường có mặt bằng tự do hoặc được thiết kế để chiếm một mặt bàn lớn và được chế tạo để phù hợp với nhu cầu của một văn phòng nhiều người. Những máy photocopy như thế này thường có thể được nối mạng và bao gồm nhiều khả năng in, quét và fax. Bạn thậm chí có thể sử dụng các loại và kích thước giấy khác nhau với các mẫu cao cấp hơn. Máy in văn phòng có giá khởi điểm khoảng 1.200 đô la, nhưng các mẫu máy cao cấp có thể khiến bạn chạy 5.000 đô la trở lên.

Sản xuất

Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu in khối lượng lớn, đồ họa cấp chuyên nghiệp và các tùy chọn hoàn thiện nâng cao, bạn có thể cần một máy in sản xuất. Máy in sản xuất cung cấp độ phân giải cao, từ 2400 x 1200 điểm trên inch (dpi) cho các bản sao màu đến 9600 x 600 dpi được nội suy với độ sâu màu 8 bit cho các bản in đen trắng. Máy in sản xuất có chi phí khác nhau tùy thuộc vào các tính năng cụ thể, nhưng chúng thường bắt đầu khoảng 7.000 đô la cho các mô hình cấp thấp và cao hơn 25.000 đô la cho các mô hình đặc biệt.

Mua so với cho thuê

Bạn có thể chọn mua hoặc thuê MFP, và cả hai lựa chọn đều có ưu và nhược điểm liên quan đến các vấn đề như ưu đãi thuế, bảo trì, khấu hao và chi phí. Nếu bạn không chắc việc cho thuê hoặc mua có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không, hãy xem hướng dẫn mua so với thuê của chúng tôi .

Thỏa thuận bảo trì và dịch vụ

Thỏa thuận dịch vụ máy photocopy kỹ thuật số trung bình bao gồm mực in, trống mực và tất cả các bộ phận, bảo trì và sửa chữa. Các thỏa thuận này được thiết kế để ngăn quản trị viên văn phòng và nhân viên lo lắng về mức mực in và hiệu suất lâu dài của máy. Con lăn, lưỡi làm sạch và các bộ phận khác bị hỏng hoặc mòn theo thời gian thường được bảo hiểm. Thật không may, "các bộ phận" có một định nghĩa riêng cho mỗi đại lý, vì vậy hãy đảm bảo có danh sách đầy đủ các bộ phận được bảo hành trước khi mua.

Điểm mấu chốt: Khi chọn máy in đa chức năng hoặc máy photocopy kỹ thuật số, hãy xem xét một số yếu tố, chẳng hạn như màu sắc mà chúng in, liệu chúng có sử dụng mực in hay mực in hay không, kích thước của chúng và liệu chúng có thể được mua hoặc thuê hay không.

Các tính năng chính của máy sao chép và máy in đa chức năng là gì?

chọn một máy in đa chức năng

Trước khi chọn một máy in đa chức năng, bạn nên so sánh các tính năng chính của các kiểu máy khác nhau để tìm loại phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Dưới đây là một số tính năng cần xem xét khi mua sắm:

Tốc độ in

Tốc độ in là một trong những thông số kỹ thuật quan trọng nhất cần xem xét khi bạn chọn một máy in đa chức năng. Tốc độ in thường được liệt kê trên các tờ thông số là "ppm". Hãy tìm một máy in đủ nhanh để giữ cho quy trình làm việc của bạn hoạt động trơn tru. Nếu bạn không in với số lượng lớn, tốc độ thấp hơn sẽ tốt cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi khuyến nghị tối thiểu 25 đến 30 ppm cho các doanh nghiệp siêu nhỏ và ít nhất 45 đến 50 ppm cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) với nhu cầu in ấn trung bình.

Dung lượng giấy

Bạn sẽ tìm thấy dung lượng giấy (thường được liệt kê dưới dạng "khay" hoặc "băng cassette") của máy in, cũng như kích thước giấy có thể in trên tờ thông số của máy in. Chúng tôi khuyên các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên tìm một máy photocopy A3 hoặc A4, đây là những loại phổ biến nhất. Máy A3 có thể sử dụng giấy lên đến 11,7 x 16,5 inch, và máy A4 có thể xử lý lên đến 8,3 x 11,7 inch. Sự lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào loại và kích cỡ giấy bạn sử dụng nhiều nhất.

Quét

Gần như tất cả các máy in văn phòng đều có máy quét tích hợp, nhưng không phải máy nào cũng có khay nạp tài liệu tự động hoặc khả năng quét hai mặt. Bộ nạp tài liệu rất cần thiết nếu bạn định quét một khối lượng lớn tài liệu. Tính năng in hai mặt cho phép quét hai mặt. Bạn cũng có thể muốn kiểm tra độ phân giải quang học của máy quét của máy nếu bạn định quét ảnh. Đối với quét tài liệu cơ bản, 600 pixel là đủ tốt, nhưng đối với đồ họa, bạn sẽ cần ít nhất 4800 pixel.

Đồ họa

Máy in sản xuất và máy in văn phòng có thông số kỹ thuật đồ họa rất khác nhau. Trên máy in sản xuất, độ phân giải 2400 x 2400 dpi là tiêu chuẩn và quản lý màu sắc là điều cần thiết. Máy in văn phòng được sử dụng chủ yếu cho các tài liệu văn bản có độ phân giải thấp hơn nhiều. Nếu bạn không chắc mình cần mức đồ họa nào, hãy liên hệ với đại diện của thương hiệu máy photocopy mà bạn đang cân nhắc và thảo luận về những gì bạn sẽ sử dụng máy in; họ sẽ có thể giới thiệu một mô hình phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn.

Bộ nhớ

Hầu hết các máy in đa chức năng và máy photocopy kỹ thuật số đều có một số loại bộ nhớ trong cho phép chúng lưu giữ số lượng tài liệu và bản quét đáng kể. Ổ đĩa trong tương tự như bất kỳ ổ cứng máy tính nào khác. Bảng thông số kỹ thuật có thể lưu ý RAM, ổ cứng, SSD hoặc bộ nhớ lưu trữ tiêu chuẩn cho từng kiểu máy. Tùy thuộc vào kích thước của máy, RAM có thể dao động từ 256MB đến 2GB và không gian lưu trữ có thể là 1GB đến 1TB. Chúng tôi đề xuất dung lượng bộ nhớ cao hơn nếu doanh nghiệp của bạn xử lý khối lượng hình ảnh hoặc công việc in ấn nhiều. Bộ nhớ càng nhiều thì máy xử lý công việc càng nhanh.

In không dây

Trừ khi bạn có nhu cầu kinh doanh riêng, máy in đa chức năng của bạn phải có khả năng in không dây. Khá nhiều mẫu máy in có thể được kết nối không dây, cho phép nhân viên có thể in, quét hoặc sao chép từ bất kỳ thiết bị kết nối internet nào.

Điểm mấu chốt: Các tính năng cần tìm khi chọn máy in hoặc máy photocopy bao gồm tốc độ in, dung lượng giấy, khả năng quét và kết nối không dây.

Một số công ty máy photocopy và máy in đa năng uy tín là gì?

Có thể mất một khoảng thời gian để tìm được MFP phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, nhưng điều quan trọng là phải đánh giá nhu cầu của bạn và tìm hiểu về các tính năng mà các thương hiệu và kiểu máy khác nhau cung cấp trước khi đưa ra quyết định. Có thể hữu ích khi thu hẹp các lựa chọn về khoảng ba thương hiệu và sau đó xác định thương hiệu nào có thể mang lại cho bạn thỏa thuận tốt nhất. Dưới đây là những người chơi chính trong thị trường MFP mà bạn có thể muốn xem xét:

Brother. Được biết đến nhiều nhất với máy in vải chuyên dụng và máy may công nghiệp, Brother cũng sản xuất và bán máy photocopy laser đa chức năng dùng trong gia đình, SMB và các doanh nghiệp lớn. Máy in đa chức năng Brother nhỏ có giá khởi điểm khoảng 130 đô la và thường in 12 trang / phút, trong khi Thùng đầu tư tất cả trong một Brother MFC-J6945DW, mà chúng tôi đề xuất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, được bán lẻ với giá khoảng 3.000.000đ và có tốc độ in lên đến 22 trang / phút.

Canon . Máy tính đa chức năng nhỏ để bàn của Canon được ưa chuộng nhờ thiết kế hấp dẫn, máy quét chất lượng và giá nhập thấp. Máy để bàn dành cho doanh nhân của Canon có giá khởi điểm khoảng 200 đô la, trong khi máy photocopy văn phòng có giá từ khoảng 5.000.000đ, tùy thuộc vào cấu hình và tính năng. Máy in sản xuất của Canon phổ biến với các doanh nghiệp yêu cầu in nội bộ cao cấp và công ty được biết đến với việc cung cấp một số hợp đồng thuê và gói dịch vụ tốt nhất trên thị trường.

Epson . Epson sản xuất máy in ảnh và máy in vải cao cấp, cũng như máy photocopy đa chức năng dành cho doanh nghiệp. Chất lượng xuyên suốt dòng Epson, từ dòng máy văn phòng gia đình nhỏ gọn đến máy in đồ họa và khổ rộng thương mại. Epson cũng sản xuất các máy in chuyên dụng được thiết kế cho biển báo, tái tạo nghệ thuật, nhãn chăm sóc sức khỏe, biên lai ma trận điểm và hơn thế nữa. Máy in của công ty là sự lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp siêu nhỏ để giảm thiểu chi phí mực in. Các máy in không có hộp mực bao gồm tối đa hai năm mực trong hộp và các bình thể thao có thể được nạp lại bằng các lọ mực rẻ tiền.

HP .  Máy photocopy đa chức năng giá cả phải chăng của HP được ưa chuộng vì chúng có nhiều cấu hình khác nhau và có một trong những giao diện màn hình cảm ứng tốt nhất của bất kỳ thương hiệu máy in nào trên thị trường. Máy in gia đình tất cả trong một của HP có giá khởi điểm khoảng 2.500.000đ và in 7,5 đến 10 trang / phút, tùy thuộc vào kiểu máy.

Konica Minolta . Konica Minolta cung cấp đầy đủ các loại máy photocopy, bao gồm hệ thống văn phòng đa chức năng và máy in sản xuất lớn, được biết đến với khả năng xử lý khối lượng in cao. Các mẫu máy in chuyên nghiệp cao cấp của công ty có thể xuất ra tối đa 105 ppm khi in đơn sắc, trong khi hầu hết các mẫu tầm trung cung cấp 30 đến 60 ppm. Dòng mới nhất của Konica Minolta, Bizhub i-Series, được chế tạo để tăng năng suất và khả năng tiếp cận văn phòng với các tính năng kết nối không dây, điều khiển bằng giọng nói và bảo mật. I-Series sử dụng mực polyme hóa Simitri HD của Konica Minolta để đảm bảo in chất lượng cao và giảm tác động của máy in đối với môi trường.

Kyocera . Giống như một số công ty máy photocopy khác trong danh sách này, Kyocera cung cấp các giải pháp quy trình làm việc tài liệu toàn diện, với các dịch vụ đặc biệt cho các tổ chức giáo dục, chính phủ, y tế, pháp lý, sản xuất và doanh nghiệp. Máy sao chép đa chức năng tập trung vào doanh nghiệp của Kyocera được biết đến với độ bền và khả năng xử lý khối lượng công việc lớn. Máy được thiết kế để dễ tiếp cận và dễ sử dụng. Với các tính năng như bảng điều khiển màn hình cảm ứng, khả năng tiếp cận trên thiết bị di động và dấu nổi (các nút bạn có thể nhận ra bằng cách chạm), những máy in này được xây dựng để hướng tới người dùng.

Lexmark. Lexmark sản xuất máy photocopy đa chức năng và cung cấp các dịch vụ được quản lý theo ngành cụ thể, cũng như các tính năng độc đáo, chẳng hạn như kết hợp màu Pantone, lý tưởng cho sự nhất quán của thương hiệu. Máy in doanh nghiệp và SMB của Lexmark là những sản phẩm nổi tiếng của hãng. Nó có máy cho các nhóm thuộc mọi quy mô, với các tính năng đáp ứng nhu cầu của họ. Máy in nhóm làm việc nhỏ có bộ xử lý lõi kép và bộ nhớ 2,5 GB để sản xuất nhanh hơn, hiệu quả hơn. Máy Lexmark đạt tiêu chuẩn với kết nối Wi-Fi, các tính năng bảo mật và giao diện màn hình cảm ứng tuyệt vời, khiến chúng trở nên phổ biến với người dùng của mọi ilk.

Ricoh . Ricoh là nhà sản xuất máy photocopy lớn nhất trên thế giới. Nó sản xuất và bán máy photocopy và máy in của riêng mình dưới tên Ricoh, đồng thời sở hữu và điều hành một số công ty máy photocopy nổi tiếng khác, bao gồm Savin, Hitachi, Lanier và InfoPrint Solutions Co. (trước đây là Bộ phận Hệ thống In của IBM), nhưng chất lượng khác nhau rất nhiều bởi tên thương hiệu. Máy in văn phòng mang thương hiệu riêng của Ricoh được biết đến với chất lượng, tính linh hoạt, dung lượng, tốc độ, đồ họa và các giải pháp quy trình làm việc tài liệu toàn diện và dịch vụ in được quản lý. Ricoh phù hợp hơn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hơn là các doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc văn phòng tại nhà.

Sắc bén . Mặc dù Sharp được biết đến nhiều nhất với ti vi và màn hình, nhưng Sharp cũng kinh doanh trong lĩnh vực in ấn. Công ty chủ yếu bán máy in văn phòng và máy in sản xuất hơn là văn phòng gia đình hoặc máy sử dụng cá nhân. Máy photocopy Sharp tăng hiệu quả xử lý công việc thông qua bảng điều khiển màn hình cảm ứng 10,1 inch cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu và sắp xếp lại các tập tin bằng cách kéo ngón tay. Độ tin cậy của máy photocopy Sharp , giao diện thân thiện với người dùng và chức năng ngay khi xuất xưởng khiến chúng trở thành lựa chọn tốt cho các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể không có đội ngũ CNTT nội bộ.

Xerox . Máy in đa chức năng của Xerox đáng tin cậy và cung cấp các tính năng đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các máy này có giao diện dễ sử dụng, khả năng truy cập di động và các tính năng thân thiện với môi trường, chẳng hạn như chế độ tiết kiệm năng lượng. Các máy in đa chức năng của công ty có chất lượng màu sắc tuyệt vời nhờ công nghệ Hiệu chỉnh màu Xerox. Các doanh nghiệp sẽ thấy Xerox MFP dễ sử dụng và sẽ đánh giá cao dịch vụ khách hàng tuyệt vời mà công ty cung cấp cho tất cả các yêu cầu về sản phẩm.

Tìm kiếm Blog này

Công ty cổ phần thiết bị văn phòng mai hoàng